Có lãi mà không có tiền là chuyện rất thường gặp, và lý do gần như luôn nằm ở ba chỗ: tiền đang nằm trong hàng tồn kho, tiền khách còn nợ chưa trả, hoặc tiền đã chi cho máy móc và trả nợ vay. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là bản duy nhất chỉ ra chính xác tiền đang kẹt ở khâu nào.
Chào bạn, đây là Nhà Phân Tích. Có một câu mình nghe đi nghe lại từ các chủ cơ sở: kế toán nói năm nay lời, sao em đi mượn tiền hoài. Tập này mình gỡ câu đó ra từng lớp, và chỉ cho bạn cách đọc bản báo cáo mà nhiều người lật qua nhanh nhất.
Vì sao lợi nhuận và tiền mặt lại lệch nhau?
Gốc của chuyện này nằm ở cách ghi sổ. Kế toán ghi doanh thu khi bạn đã giao hàng và xuất hoá đơn, chứ không đợi tới lúc khách chuyển tiền. Tương tự, chi phí được ghi khi phát sinh, không nhất thiết là lúc bạn trả. Nên lợi nhuận là bức tranh về việc làm ăn, còn tiền mặt là bức tranh về việc thu chi.
Giả sử tháng này bạn bán một lô hàng một trăm triệu, giá vốn bảy mươi triệu, cho khách hẹn trả sau hai tháng. Bảng lãi lỗ ghi bạn lời ba mươi triệu. Nhưng bảy mươi triệu tiền hàng bạn đã trả nhà cung cấp, còn một trăm triệu tiền bán thì chưa về. Trên sổ lời, trong két hụt bảy mươi.
Chiều ngược lại cũng có. Mua một cái máy lớn, bạn trả tiền một lần, nhưng kế toán chia chi phí đó ra nhiều năm dưới dạng khấu hao. Năm mua máy, tiền ra nhiều mà lợi nhuận chỉ bị trừ một phần nhỏ.
Hai con số trả lời hai câu hỏi khác nhau, và cả hai đều cần.
Ba phần của báo cáo lưu chuyển tiền tệ nói gì?
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ chia dòng tiền làm ba ngăn. Ngăn thứ nhất là hoạt động kinh doanh: tiền thu từ khách, tiền trả nhà cung cấp, trả lương, trả thuế, trả lãi vay tuỳ cách trình bày. Đây là ngăn quan trọng nhất vì nó cho biết cỗ máy bán hàng có tự nuôi được mình không.
Ngăn thứ hai là hoạt động đầu tư: tiền mua máy móc, sửa cửa hàng, mua đất, hoặc tiền thu về khi bán bớt tài sản. Một doanh nghiệp đang lớn thường âm ở ngăn này, và điều đó không xấu, miễn là có lý do.
Ngăn thứ ba là hoạt động tài chính: tiền vay ngân hàng vào, tiền trả nợ gốc ra, tiền chủ góp thêm hay rút về. Ngăn này cho biết doanh nghiệp đang sống bằng tiền của ai.
Cách đọc gọn nhất là nhìn dấu của ba ngăn. Kinh doanh dương, đầu tư âm vừa phải, tài chính âm nhẹ vì đang trả nợ, đó là hình dáng của một doanh nghiệp khoẻ. Kinh doanh âm mà tài chính dương đều đặn nghĩa là bạn đang vay để trang trải việc buôn bán hằng ngày, và đó là tín hiệu phải dừng lại xem xét.
Tiền kẹt ở đâu: hàng tồn, công nợ hay nợ nhà cung cấp?
Trong ngăn kinh doanh, nếu kế toán trình bày theo cách gián tiếp, bạn sẽ thấy các dòng điều chỉnh như tăng giảm hàng tồn kho, tăng giảm các khoản phải thu, tăng giảm các khoản phải trả. Những dòng này chính là câu trả lời cho câu hỏi tiền đi đâu.
Hàng tồn tăng nghĩa là tiền đã biến thành hàng nằm trên kệ. Phải thu tăng nghĩa là tiền đã biến thành lời hứa trả của khách. Cả hai làm dòng tiền giảm dù lợi nhuận không đổi. Ngược lại, phải trả nhà cung cấp tăng nghĩa là bạn đang tạm giữ tiền của họ, dòng tiền tăng lên.
Đừng quá mừng với cái cuối cùng. Một chủ cửa hàng vật liệu ở miền Tây từng có dòng tiền rất đẹp mấy quý liền, hoá ra chủ yếu nhờ chậm trả nhà cung cấp. Tới lúc nhà cung cấp siết hạn, mọi thứ lật ngược trong một tháng.
Nên khi thấy dòng tiền đổi mạnh, hãy chỉ tay vào từng dòng điều chỉnh và hỏi: cái này là do mình làm tốt hơn, hay chỉ là dời tiền từ túi người này sang túi người khác.
Những dấu hiệu dòng tiền đang xấu đi mà bảng lãi lỗ không cho thấy
Dấu hiệu thứ nhất là số ngày thu tiền kéo dài. Bạn có thể tự tính thô bằng cách lấy tiền khách đang nợ chia cho doanh thu bình quân một ngày. Nếu con số đó từ ba mươi ngày thành năm mươi ngày trong vài kỳ, là khách đang trả chậm dần, hoặc bạn đang nới tay để giữ khách.
Dấu hiệu thứ hai là hàng tồn quay chậm. Lấy giá trị hàng tồn chia cho giá vốn bình quân một ngày, bạn biết hàng nằm kho bao lâu mới đi. Con số tăng dần là tiền đang đọng.
Dấu hiệu thứ ba là lợi nhuận tăng đều mà khoản vay ngắn hạn cũng tăng đều theo. Hai thứ đi cùng nhau lâu là dấu hiệu tăng trưởng đang được nuôi bằng tiền vay chứ không bằng tiền tự đẻ.
Không dấu hiệu nào tự nó là thảm hoạ. Nhưng cả ba đều là thứ bảng lãi lỗ không tự nói ra, và đều sửa được nếu thấy sớm.
Người làm chủ nhỏ nên làm gì khi có lãi mà thiếu tiền?
Việc đầu tiên là thôi nhìn lợi nhuận như con số quyết định mọi thứ. Hãy lập một bảng dự tính tiền mặt cho mười hai tuần tới, tuần nào thu bao nhiêu, chi bao nhiêu, cuối tuần còn bao nhiêu. Bảng này thô cũng được, miễn là cập nhật mỗi tuần.
Việc thứ hai là rút ngắn vòng quay. Thu tiền khách nhanh hơn bằng cách xuất hoá đơn ngay, nhắc nợ đúng hẹn, và cân nhắc lại những khách lớn đòi hạn trả quá dài. Với hàng tồn, xem lại những mã hàng nằm kho lâu nhất, xả bớt hoặc ngưng nhập.
Việc thứ ba là tách tiền đầu tư khỏi tiền buôn bán. Nhiều người lấy tiền quay vòng để sửa cửa hàng, mua xe, rồi thiếu tiền nhập hàng. Khoản đầu tư lớn nên có nguồn riêng và kế hoạch trả riêng.
Cuối cùng, khi nói chuyện với ngân hàng hay đối tác, hãy mang theo cả báo cáo lưu chuyển tiền tệ chứ đừng chỉ khoe lợi nhuận. Người cho vay có kinh nghiệm luôn nhìn dòng tiền, và họ sẽ tin bạn hơn khi thấy bạn hiểu chính con số đó.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trực tiếp và gián tiếp khác nhau thế nào?
Cách trực tiếp liệt kê tiền thu và tiền chi theo từng loại, dễ hiểu với người mới. Cách gián tiếp đi từ lợi nhuận rồi điều chỉnh các khoản như hàng tồn và công nợ, nên giúp thấy vì sao lãi và tiền lệch nhau. Hai cách ra cùng một con số cuối.
Khấu hao có làm mất tiền không?
Khấu hao không làm tiền rời khỏi tài khoản trong kỳ đó, vì tiền đã chi lúc mua tài sản. Nó chỉ chia chi phí mua tài sản ra nhiều kỳ để lợi nhuận phản ánh đúng hơn, nên trong báo cáo dòng tiền gián tiếp, khấu hao được cộng ngược lại.
Doanh nghiệp đang lỗ có thể có dòng tiền dương không?
Có thể, ví dụ khi khấu hao lớn, khi thu được nhiều nợ cũ, hoặc khi xả bớt hàng tồn. Tình trạng đó có thể kéo dài một thời gian, nhưng nếu việc buôn bán cốt lõi không có lãi thì sớm muộn dòng tiền cũng cạn.
Bao nhiêu tiền mặt dự phòng là đủ cho cơ sở nhỏ?
Không có con số chung cho mọi ngành. Cách nghĩ phổ biến là giữ đủ tiền trang trải chi phí cố định trong vài tháng nếu doanh thu chững lại, còn vài tháng là bao nhiêu thì tuỳ độ ổn định của nguồn thu và khả năng vay khi cần.
Có nên dùng tiền cá nhân bù vào khi doanh nghiệp thiếu tiền?
Nếu làm, hãy ghi rõ đó là khoản chủ cho doanh nghiệp vay hoặc góp thêm vốn, để sổ sách minh bạch và sau này biết doanh nghiệp đang nợ mình bao nhiêu. Trộn lẫn tiền nhà và tiền tiệm là cách nhanh nhất để không còn đọc được dòng tiền thật.
