Nếu bạn không học kế toán, hãy đọc báo cáo tài chính theo thứ tự này: xem tiền thật đi vào đi ra trước, rồi xem lãi lỗ, cuối cùng mới xem bảng cân đối. Và đừng bao giờ đọc một kỳ đứng một mình, luôn đặt kỳ này cạnh kỳ trước để thấy cái gì đang thay đổi.
Chào bạn, đây là Nhà Phân Tích. Tập đầu tiên, mình muốn nói với những người đang cầm trong tay mấy tờ báo cáo do kế toán gửi lên mỗi tháng, gật gù cho qua, rồi cất vào ngăn kéo. Mình từng ngồi với khá nhiều chủ tiệm như vậy. Tập này là cái bản đồ đó.
Ba bản báo cáo tài chính là gì, nói bằng lời thường?
Một bộ báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ thường có ba bản chính. Bản thứ nhất là báo cáo kết quả kinh doanh, người ta hay gọi là bảng lãi lỗ. Nó trả lời câu hỏi: trong kỳ này, mình bán được bao nhiêu, tốn bao nhiêu để bán, và còn lại bao nhiêu.
Bản thứ hai là báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nó trả lời một câu khác hẳn: tiền mặt và tiền trong tài khoản thật sự đi vào từ đâu, đi ra chỗ nào. Có lãi trên bảng lãi lỗ không có nghĩa là có tiền trong két, và bản này là nơi sự khác biệt đó lộ ra.
Bản thứ ba là bảng cân đối kế toán. Nếu hai bản kia giống một đoạn phim quay suốt cả tháng, thì bảng cân đối giống một tấm ảnh chụp đúng ngày cuối kỳ: lúc đó doanh nghiệp đang nắm những gì, đang nợ ai, và phần còn lại thuộc về chủ.
Chỉ cần nhớ ba câu hỏi đó thôi: làm ăn có lời không, tiền đi đâu, và lúc này mình đang đứng ở đâu.
Vì sao nên đọc dòng tiền trước lãi lỗ?
Lời khuyên này hơi ngược với cách báo cáo được xếp, vì bảng lãi lỗ thường nằm trên cùng. Nhưng với người làm chủ nhỏ, cái giết doanh nghiệp nhanh nhất không phải là lỗ, mà là hết tiền. Một cơ sở có lãi vẫn có thể chết vì không trả nổi lương tháng tới.
Khi mở báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bạn chỉ cần nhìn một dòng trước: dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh. Nó cho biết việc buôn bán chính của bạn, sau khi thu tiền khách và trả tiền nhà cung cấp, trả lương, trả thuế, thật sự đẻ ra tiền hay đang hút tiền.
Nếu dòng này dương và đi cùng chiều với lợi nhuận, bạn có thể thở ra. Nếu lợi nhuận dương mà dòng này âm, liên tục mấy kỳ, thì đó là câu hỏi đầu tiên cần mang tới cho kế toán: tiền đang kẹt ở đâu, hàng tồn hay tiền khách còn nợ.
Một chị chủ xưởng may ở Bình Dương từng kể với mình, năm chị có lãi nhiều nhất cũng là năm chị phải đi vay nóng để trả lương. Lãi nằm hết trong những lô hàng đã giao mà khách chưa thanh toán. Bảng lãi lỗ đẹp, còn két thì rỗng.
Đọc bảng lãi lỗ thế nào cho khỏi lạc?
Trên bảng lãi lỗ, mắt bạn nên đi theo ba bậc thang. Bậc đầu là doanh thu, tức tổng tiền bán được. Bậc hai là lợi nhuận gộp, tức doanh thu trừ đi giá vốn, phần chi phí trực tiếp làm ra món hàng. Bậc ba là lợi nhuận sau thuế, phần cuối cùng còn lại sau khi trừ hết mọi thứ.
Đừng dừng ở con số tuyệt đối. Hãy chia lợi nhuận gộp cho doanh thu để ra tỷ lệ, người ta gọi là biên lợi nhuận gộp. Con số này cho bạn biết cứ một trăm đồng bán ra thì còn giữ lại bao nhiêu đồng trước khi trả tiền nhà, tiền lương văn phòng.
Điều đáng để ý nhất không phải biên lợi nhuận cao hay thấp, vì mỗi ngành mỗi khác. Điều đáng để ý là nó có đổi không. Doanh thu tăng mà biên gộp giảm dần qua mấy kỳ thường có nghĩa là bạn đang bán nhiều hơn bằng cách giảm giá, hoặc giá nguyên liệu đầu vào đang ăn dần phần lời.
Tiếp theo nhìn các khoản chi phí bán hàng và quản lý. Không cần thuộc từng dòng, chỉ cần hỏi: khoản nào tăng nhanh hơn doanh thu.
Bảng cân đối kế toán: nhìn vào đâu trước?
Bảng cân đối chia làm hai phía luôn bằng nhau. Một phía là tài sản, những gì doanh nghiệp đang nắm: tiền, hàng tồn, tiền khách còn nợ mình, máy móc. Phía kia là nguồn vốn, tức những tài sản đó được tài trợ bằng tiền của ai: tiền mình nợ người khác, và tiền của chủ.
Với người mới, mình khuyên nhìn ba dòng. Dòng tiền và tương đương tiền, để biết mình có bao nhiêu tháng sống sót nếu doanh thu đột ngột dừng. Dòng hàng tồn kho, để xem nó có đang phình nhanh hơn doanh thu không. Và dòng các khoản phải thu, tức tiền khách còn nợ, cùng câu hỏi tương tự.
Ở phía nợ, hãy tách nợ phải trả trong vòng một năm với nợ dài hạn. Nợ ngắn hạn lớn hơn tài sản có thể biến ra tiền trong năm là một cái đèn vàng. Nó chưa có nghĩa là sắp đổ, chỉ là bạn đang sống nhờ sự kiên nhẫn của chủ nợ.
Bảng này là tấm ảnh, mà tấm ảnh ngày cuối năm thì có thể được chuẩn bị cho đẹp. Nên đặt nó cạnh tấm ảnh kỳ trước mới thấy xu hướng.
Thói quen đọc báo cáo mỗi tháng trong mười lăm phút
Mình hay gợi ý chủ tiệm làm một nghi thức nhỏ mỗi tháng, chừng mười lăm phút, luôn theo cùng một thứ tự để mắt quen dần.
Phút đầu tiên, đặt tháng này cạnh tháng trước và cạnh cùng tháng năm ngoái. Phút tiếp theo, nhìn dòng tiền từ kinh doanh. Rồi doanh thu, biên gộp, các khoản chi phí lớn. Cuối cùng là tiền, hàng tồn và tiền khách nợ trên bảng cân đối.
Trong lúc đọc, ghi ra đúng ba câu hỏi cho kế toán. Chỉ ba thôi, về những con số thay đổi nhiều nhất. Ví dụ: vì sao hàng tồn tăng gần gấp rưỡi mà doanh thu gần như đứng yên.
Sau vài tháng, bạn sẽ thấy mình không còn cần nhìn từng dòng nữa. Mắt tự dừng lại ở chỗ bất thường. Đó là lúc báo cáo tài chính thôi là tờ giấy phải ký, và bắt đầu là công cụ.
Câu hỏi thường gặp
Chủ hộ kinh doanh cá thể có cần đọc báo cáo tài chính không?
Hộ kinh doanh thường không phải lập bộ báo cáo đầy đủ như công ty, nhưng vẫn nên tự làm một bảng thu chi và lãi lỗ đơn giản mỗi tháng. Nguyên lý đọc vẫn y như vậy: tiền ra vào, lãi lỗ, và mình đang nắm gì, nợ gì.
Báo cáo tài chính nội bộ khác báo cáo nộp cơ quan thuế thế nào?
Báo cáo nộp thuế làm theo chuẩn mực và quy định, còn báo cáo nội bộ có thể chia nhỏ theo cửa hàng, theo mặt hàng cho dễ quản lý. Hai bản nên khớp nhau ở con số tổng. Nếu lệch, hãy hỏi kế toán vì sao, và hỏi luôn cơ quan thuế khi đụng tới nghĩa vụ cụ thể.
Nên đọc báo cáo tài chính theo tháng, quý hay năm?
Doanh nghiệp nhỏ nên đọc theo tháng để kịp phản ứng, và nhìn lại theo quý để thấy xu hướng thoát khỏi nhiễu của từng tháng. Báo cáo năm dùng để tổng kết và làm việc với ngân hàng hay đối tác.
Không hiểu một khoản mục trong báo cáo thì hỏi ai?
Người đầu tiên nên hỏi là kế toán đang làm sổ cho bạn, vì họ biết con số đó từ đâu ra. Hãy hỏi cụ thể con số này gồm những gì và vì sao nó đổi so với kỳ trước, thay vì hỏi chung chung nó nghĩa là gì.
Có cần phần mềm để đọc báo cáo tài chính không?
Không cần. Một bảng tính đặt ba kỳ cạnh nhau và một cột ghi chênh lệch đã đủ cho phần lớn cơ sở nhỏ. Phần mềm giúp làm sổ nhanh hơn, còn việc đọc và đặt câu hỏi vẫn là việc của chủ.
