Khoản phải thu phình to nhanh hơn doanh thu nghĩa là tiền bán hàng đang bị khách giữ lại lâu hơn trước, và một phần trong đó có thể không bao giờ về. Cách phát hiện sớm là theo dõi số ngày thu tiền bình quân và chia từng khoản nợ theo tuổi.
Chào bạn, đây là Nhà Phân Tích. Trong mấy chục bộ sổ mình từng ngồi dò cùng các chủ cơ sở, dòng khiến mình dừng lại lâu nhất thường không phải lỗ, mà là khoản phải thu. Nó lặng lẽ lớn lên, trông như doanh thu, cho tới ngày một khách lớn biến mất.
Khoản phải thu là gì và vì sao nó dễ bị xem nhẹ?
Khoản phải thu là tiền khách đã mua hàng, đã nhận hàng, nhưng chưa trả. Trên bảng cân đối nó nằm bên tài sản, tức là sổ sách coi nó như tiền của bạn.
Chính vì được coi như tiền nên nó dễ bị xem nhẹ. Doanh thu đã ghi, lợi nhuận đã ghi, báo cáo trông khoẻ. Không có con số nào đỏ lên để báo động.
Thêm nữa, trong buôn bán ở mình, cho khách quen gối đầu là chuyện bình thường. Không cho nợ thì mất khách, cho nợ thì thành thói quen, và dần dần không ai còn nhớ khách đó thường trả sau bao lâu.
Vấn đề không nằm ở việc cho nợ, mà ở việc không đo nó. Khoản phải thu không được theo dõi giống cái vòi nước rỉ, mỗi ngày một ít, cuối năm mới thấy bồn cạn.
Tính số ngày thu tiền bình quân thế nào?
Phép tính đơn giản: lấy khoản phải thu cuối kỳ chia cho doanh thu bán chịu bình quân một ngày. Kết quả là số ngày trung bình từ lúc giao hàng tới lúc cầm tiền.
Giả sử một tháng bạn bán chịu ba trăm triệu, tức khoảng mười triệu một ngày, và cuối tháng khách đang nợ bốn trăm năm mươi triệu. Số ngày thu tiền là bốn mươi lăm ngày.
Con số tự nó chưa nói nhiều. Điều đáng xem là nó đổi thế nào so với chính sách của bạn. Nếu bạn cho khách ba mươi ngày mà thực tế là bốn lăm, nghĩa là có khách đang trả trễ đều.
Và xu hướng quan trọng hơn mức. Số ngày thu tiền đi từ ba mươi lên bốn lăm rồi năm lăm trong ba quý là cảnh báo mạnh hơn bất kỳ con số đơn lẻ nào.
Bảng tuổi nợ: công cụ đơn giản nhất mà hiệu quả nhất
Số ngày thu tiền bình quân có thể che mất vấn đề, vì nhiều khách trả nhanh kéo trung bình xuống, trong khi một khách lớn trả rất chậm. Nên cần thêm bảng tuổi nợ.
Bảng tuổi nợ liệt kê từng khách, và chia số tiền họ nợ vào các ô theo độ trễ: chưa tới hạn, trễ dưới ba mươi ngày, trễ ba mươi tới sáu mươi ngày, trễ hơn sáu mươi ngày, trễ hơn chín mươi ngày.
Nhìn bảng này, mắt bạn sẽ tự đi tới cột cuối. Kinh nghiệm chung trong nghề là khoản nợ càng để lâu càng khó đòi, nhất là khi đã quá vài tháng mà không có lịch trả rõ ràng.
Làm bảng này mỗi tháng không cần phần mềm, một bảng tính là đủ. Điều quan trọng là làm đều, để thấy khách nào đang trượt từ cột này sang cột kế tiếp.
Những dấu hiệu một khoản phải thu sắp thành nợ xấu
Dấu hiệu đầu tiên là khách đổi cách trả. Từ trả gọn một lần sang trả từng phần, từ chuyển khoản đúng hẹn sang hẹn tuần sau. Thay đổi hành vi thường đi trước thay đổi khả năng trả.
Dấu hiệu thứ hai là khách vẫn đặt hàng đều, thậm chí đặt nhiều hơn, trong khi nợ cũ chưa trả. Nhiều người thấy đó là khách tốt, thật ra có khi là khách đang dùng hàng của bạn làm vốn quay vòng.
Dấu hiệu thứ ba là tập trung. Một hai khách chiếm phần lớn khoản phải thu. Nếu một trong số họ gặp chuyện, bạn gặp chuyện theo.
Dấu hiệu thứ tư là tin đồn trong ngành về khách đó: chậm trả người khác, đổi nhà cung cấp liên tục. Tin đồn không phải bằng chứng, nhưng đủ để bạn siết hạn mức trong lúc kiểm chứng.
Làm gì khi khoản phải thu đã phình?
Bước đầu là phân loại lại theo bảng tuổi nợ và gọi điện cho từng khách trễ lâu nhất. Nói chuyện thẳng, xin một lịch trả cụ thể có ngày có số tiền, và ghi lại.
Bước hai là đặt hạn mức nợ cho từng khách, dựa trên lịch sử trả của họ. Khách vượt hạn mức thì đơn mới phải trả trước một phần. Nghe khó, nhưng khách làm ăn nghiêm túc thường hiểu.
Bước ba là làm việc với kế toán về chuyện trích lập dự phòng cho những khoản khó đòi, để báo cáo phản ánh đúng thực tế. Quy định cụ thể về dự phòng và xử lý nợ không thu hồi được, bạn nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế.
Và cuối cùng, nhìn lại chính sách bán chịu. Có khi doanh thu tăng những năm qua một phần là nhờ nới nợ. Siết lại có thể làm doanh thu chững một thời gian, nhưng tiền về túi thì thật hơn.
Câu hỏi thường gặp
Khoản phải thu bao nhiêu là bình thường?
Tuỳ ngành và điều khoản trả chậm mà bạn cho khách. Cách nghĩ hữu ích là so số ngày thu tiền thực tế với số ngày bạn cho phép, và theo dõi xu hướng của chính mình qua nhiều kỳ.
Có nên chiết khấu cho khách trả tiền sớm không?
Chiết khấu trả sớm giúp tiền về nhanh, nhưng tốn một phần lợi nhuận. Hãy so khoản chiết khấu với chi phí bạn đang phải trả để vay vốn lưu động và rủi ro nợ khó đòi, rồi mới quyết.
Nợ khó đòi có được tính vào chi phí không?
Việc ghi nhận dự phòng và xoá nợ không thu hồi được phải theo quy định kế toán và thuế, với điều kiện hồ sơ cụ thể. Bạn nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế để làm đúng.
Có nên bán hàng cho khách đang nợ quá hạn?
Nếu vẫn bán, hãy bán với điều kiện trả trước toàn bộ hoặc một phần cho đơn mới, và kèm lịch trả nợ cũ. Bán chịu thêm cho khách đang trễ là đổ thêm tiền vào đúng chỗ đang rò.
Bảng tuổi nợ nên cập nhật bao lâu một lần?
Ít nhất mỗi tháng, và mỗi tuần nếu bạn có vài khách lớn chiếm phần lớn công nợ. Quan trọng hơn tần suất là tính đều đặn, để thấy khách nào đang trượt dần sang cột trễ lâu hơn.
