Chọn biểu đồ nên bắt đầu từ câu hỏi người xem cần trả lời. So sánh giữa các nhóm thì dùng cột. Thay đổi theo thời gian thì dùng đường. Cơ cấu của một tổng thì dùng cột ngang hoặc cột xếp chồng. Quan hệ giữa hai đại lượng thì dùng biểu đồ phân tán. Còn nếu chỉ có vài con số, một bảng nhỏ là đủ.
Chào bạn, đây là Nhà Phân Tích. Mấy tập trước mình nói về những biểu đồ nói dối. Tập này quay sang chiều tích cực: khi bạn là người vẽ, chọn loại nào để số liệu tự nói đúng điều nó cần nói. Mình sẽ không đi vào phần mềm nào, chỉ nói cách nghĩ.
Bắt đầu từ câu hỏi, không từ loại biểu đồ
Sai lầm phổ biến là mở phần mềm, chọn một loại biểu đồ trông đẹp, rồi đổ số liệu vào. Kết quả thường là một hình đẹp mà không trả lời câu hỏi nào rõ ràng.
Hãy viết ra câu hỏi trước. Chi nhánh nào bán tốt nhất tháng này. Doanh số ba năm qua đi lên hay đi xuống. Chi phí nào chiếm nhiều nhất. Khách chi nhiều có mua thường xuyên hơn không.
Mỗi câu hỏi gợi ý một kiểu so sánh: giữa các nhóm, theo thời gian, phần trong tổng, hay quan hệ giữa hai thứ. Kiểu so sánh quyết định loại biểu đồ.
Nếu bạn không viết được câu hỏi, có lẽ bạn chưa cần biểu đồ. Có khi việc đầu tiên là quay lại hỏi người đặt báo cáo: anh chị định dùng con số này để quyết định chuyện gì.
So sánh giữa các nhóm: biểu đồ cột
Khi so doanh số các chi nhánh, số khách các ngày trong tuần, chi phí các nhà cung cấp, biểu đồ cột là lựa chọn mặc định tốt. Mắt so chiều dài cột rất nhanh và chính xác.
Hãy sắp cột theo thứ tự có ý nghĩa. Nếu các nhóm không có thứ tự tự nhiên, sắp từ lớn tới nhỏ. Nếu có thứ tự tự nhiên như ngày trong tuần, giữ thứ tự đó.
Cột đứng hay cột ngang? Tên nhóm dài thì dùng cột ngang cho dễ đọc. Nhóm ít, tên ngắn thì cột đứng cũng được.
Và như tập trước đã nói, trục của biểu đồ cột phải bắt đầu từ không.
Thay đổi theo thời gian: biểu đồ đường
Khi muốn thấy xu hướng, doanh số theo tháng, số khách theo tuần, biểu đồ đường giúp mắt theo dõi hướng đi, đỉnh, đáy một cách tự nhiên.
Nếu so vài chuỗi, như doanh số ba chi nhánh theo tháng, vẽ nhiều đường trên cùng một hình được, nhưng đừng quá bốn năm đường. Nhiều hơn thì hình rối như mớ bòng bong.
Ghi tên trực tiếp ở cuối mỗi đường thay vì dùng chú thích riêng, người xem đỡ phải dò màu.
Với số kỳ rất ít, như chỉ có ba bốn tháng, biểu đồ cột theo thời gian có khi còn rõ hơn biểu đồ đường.
Quan hệ giữa hai đại lượng: biểu đồ phân tán
Khi câu hỏi là hai thứ có đi cùng nhau không, như chi phí quảng cáo và doanh số từng tháng, diện tích cửa hàng và doanh thu từng chi nhánh, biểu đồ phân tán là công cụ đúng.
Mỗi đối tượng là một chấm, vị trí ngang theo đại lượng này, vị trí đứng theo đại lượng kia. Nếu các chấm xếp thành một dải nghiêng, có quan hệ. Nếu chấm rải rác như vãi gạo, quan hệ yếu.
Biểu đồ phân tán còn cho thấy những điểm lạc bầy. Một chi nhánh nằm xa hẳn đám đông là chi nhánh đáng tìm hiểu, tốt bất thường hay tệ bất thường.
Nhớ rằng chấm xếp hàng vẫn chỉ là tương quan, chưa phải nhân quả.
Khi nào bảng số tốt hơn biểu đồ?
Không phải số liệu nào cũng cần biểu đồ. Nếu người xem cần tra con số chính xác, như giá vốn từng món, bảng tốt hơn. Nếu chỉ có hai ba con số, một câu văn còn tốt hơn cả bảng.
Một biểu đồ cho hai cột, doanh thu năm ngoái và năm nay, thường không giúp gì hơn câu doanh thu năm nay tăng khoảng một phần mười so với năm ngoái.
Bảng tốt là bảng gọn: ít cột, số làm tròn hợp lý, đơn vị ghi rõ ở tiêu đề cột, các con số căn phải để dễ so hàng đơn vị.
Có thể tô nhẹ màu nền cho những ô đáng chú ý, như ô giảm mạnh, để bảng vừa chính xác vừa dễ nhìn.
Những chi tiết làm biểu đồ dễ đọc
Tiêu đề nên nói kết luận, không chỉ nói chủ đề. Thay vì doanh số theo chi nhánh, hãy viết chi nhánh trung tâm bán gấp đôi các chi nhánh còn lại. Người xem biết ngay cần nhìn gì.
Bỏ bớt những thứ không mang thông tin: đường lưới dày, viền khung, bóng đổ, màu nền sặc sỡ. Mỗi thứ thêm vào là một thứ mắt phải lọc bỏ.
Dùng màu có chủ đích: một màu nhấn cho điều muốn người xem chú ý, các phần còn lại màu xám nhạt. Tránh cặp màu đỏ xanh lá làm tín hiệu duy nhất vì người mù màu khó phân biệt.
Và luôn ghi nguồn số liệu, khoảng thời gian, đơn vị. Một biểu đồ không có đơn vị là một câu đố, không phải một thông tin.
Câu hỏi thường gặp
Biểu đồ cột và biểu đồ tần suất khác nhau thế nào?
Biểu đồ cột so các nhóm riêng biệt như chi nhánh hay sản phẩm. Biểu đồ tần suất chia một đại lượng liên tục thành các khoảng, như giá trị đơn hàng, rồi đếm số lượng trong mỗi khoảng để thấy phân bố.
Có nên dùng biểu đồ vùng xếp chồng không?
Nó hợp khi muốn thấy tổng thay đổi theo thời gian và cơ cấu bên trong, như doanh thu theo lứa khách. Nhưng các lớp phía trên khó đọc chính xác vì nền của chúng lượn sóng, nên đừng xếp quá nhiều lớp.
Một trang báo cáo nên có bao nhiêu biểu đồ?
Mỗi biểu đồ nên trả lời một câu hỏi. Một trang báo cáo cho chủ doanh nghiệp thường chỉ nên có hai ba biểu đồ quan trọng nhất, kèm câu kết luận cho mỗi cái.
Màu sắc trong biểu đồ nên chọn thế nào?
Dùng ít màu, một màu nhấn cho điều quan trọng và màu trung tính cho phần còn lại. Tránh dựa vào đỏ và xanh lá làm khác biệt duy nhất, và giữ màu nhất quán giữa các biểu đồ trong cùng báo cáo.
Tiêu đề biểu đồ nên viết thế nào?
Viết như một câu kết luận ngắn nói điều người xem nên thấy. Nếu chưa chắc kết luận, hãy viết câu hỏi mà biểu đồ trả lời. Tránh tiêu đề chỉ có tên chủ đề chung chung.
