Định phí là chi phí giữ nguyên trong một khoảng hoạt động dù bạn bán nhiều hay ít, còn biến phí là chi phí tăng giảm theo từng đơn vị bán ra. Phân loại sai hai loại này là cách nhanh nhất để nhận nhầm một đơn hàng lỗ, từ chối nhầm một đơn hàng có lời, và tính sai điểm hoà vốn.
Chào bạn, đây là Nhà Phân Tích. Nghe thì như bài học kế toán năm nhất. Nhưng mình đã thấy nhiều quyết định tốn tiền thật nằm đúng ở chỗ này, nên tập này mình kể bằng một tiệm giặt ủi, nơi ranh giới giữa hai loại chi phí mờ hơn bạn tưởng.
Định phí và biến phí nói bằng ví dụ tiệm giặt ủi
Một tiệm giặt ủi có tiền thuê nhà, tiền trả góp dãy máy giặt, lương cố định của hai nhân viên. Tháng giặt một nghìn ký hay ba nghìn ký, mấy khoản này vẫn vậy. Đó là định phí.
Còn bột giặt, nước xả, túi đựng, một phần tiền điện nước chạy máy, tăng lên theo từng mẻ giặt. Giặt thêm một ký là tốn thêm một chút. Đó là biến phí.
Tại sao phải tách? Vì khi nhận thêm việc, chỉ biến phí tăng. Định phí đã trả rồi, dù có nhận hay không. Nên câu hỏi khi cân nhắc một đơn hàng mới là: phần thu thêm có lớn hơn phần biến phí thêm không.
Nếu gộp tất cả vào một con số chi phí bình quân mỗi ký, bạn sẽ trả lời sai câu hỏi đó.
Sai lầm kinh điển: từ chối đơn có lời vì nhìn chi phí bình quân
Giả sử tiệm tính ra chi phí bình quân mười lăm nghìn một ký, trong đó biến phí chỉ khoảng sáu nghìn, phần còn lại là định phí chia đều. Một khách sạn nhỏ gần đó đề nghị gửi giặt đều mỗi ngày với giá mười hai nghìn một ký.
Nhìn chi phí bình quân, chủ tiệm thấy mười hai thấp hơn mười lăm, từ chối. Nhưng nếu tiệm còn máy rảnh, nhân viên còn thời gian, thì mỗi ký nhận thêm chỉ tốn thêm sáu nghìn. Nhận giá mười hai là mỗi ký góp thêm sáu nghìn vào việc trả định phí.
Tất nhiên còn những câu hỏi khác: đơn này có chiếm chỗ của khách lẻ trả giá cao hơn không, có làm khách cũ đòi giảm giá không, có cần thêm người không. Nhưng câu hỏi chi phí phải được trả lời đúng trước đã.
Chiều ngược lại cũng có: nhận đơn tưởng lời vì chỉ tính nguyên liệu, trong khi thật ra đơn đó buộc phải thuê thêm người, tức là làm tăng cả định phí.
Chi phí hỗn hợp: tách thế nào cho đủ dùng?
Nhiều khoản không thuần định phí hay biến phí. Tiền điện tiệm giặt có phần đèn, quạt, máy tính chạy suốt ngày, và phần máy giặt máy sấy chạy theo mẻ. Lương nhân viên có phần cố định và phần thưởng theo sản lượng.
Cách thô mà đủ dùng là nhìn nhiều tháng. Đặt tiền điện mười hai tháng cạnh sản lượng giặt mười hai tháng. Tháng giặt ít nhất và tháng giặt nhiều nhất chênh bao nhiêu ký, tiền điện chênh bao nhiêu. Lấy chênh tiền chia chênh ký, ra phần biến phí mỗi ký. Phần còn lại là định phí.
Cách này người ta gọi là phương pháp cực đại cực tiểu. Nó không chính xác tuyệt đối vì có tháng bất thường, nhưng tốt hơn nhiều so với đoán.
Nếu có thời gian, hãy kiểm lại bằng cảm quan: phần định phí tách ra có hợp lý với số thiết bị chạy suốt ngày không.
Định phí cũng có bậc thang
Định phí chỉ cố định trong một khoảng. Tiệm giặt với hai nhân viên và năm máy có thể giặt tới một mức nào đó. Vượt mức, phải thêm máy, thêm người, có khi thuê thêm mặt bằng. Định phí nhảy lên một bậc.
Đây là chỗ nhiều người tính hoà vốn sai. Họ tính với định phí hiện tại, rồi dự kiến sản lượng gấp đôi, quên rằng gấp đôi sản lượng cần thêm một bậc định phí.
Khi vẽ kế hoạch tăng trưởng, hãy đánh dấu những điểm mà định phí sẽ nhảy. Ngay trước điểm nhảy là lúc lợi nhuận đẹp nhất, ngay sau điểm nhảy lợi nhuận thường tụt, cho tới khi sản lượng lấp đầy công suất mới.
Biết trước điều đó, bạn sẽ không hoảng khi tháng đầu thuê thêm người mà lời lại ít đi.
Dùng phân loại chi phí trong quyết định hằng ngày
Khi cân nhắc giảm giá để kéo khách, hãy hỏi: giá sau giảm còn cao hơn biến phí bao nhiêu, và phải bán thêm bao nhiêu để bù phần lãi mất đi trên khách vốn đã mua giá cũ.
Khi cân nhắc cắt chi phí, hãy biết khoản nào cắt được ngay, khoản nào cố định theo hợp đồng. Cắt biến phí thường là giảm chất lượng từng sản phẩm, cắt định phí thường là thay đổi cấu trúc.
Khi so hai phương án như thuê ngoài hay tự làm, hãy tách phần định phí sẽ mất đi thật sự với phần vẫn còn đó dù chọn phương án nào.
Phân loại chi phí là một thói quen nhìn. Khi đã quen, bạn sẽ tự hỏi trước mỗi quyết định: cái này làm tăng khoản nào, và khoản đó có quay về khi mình đổi ý không.
Câu hỏi thường gặp
Lương nhân viên là định phí hay biến phí?
Lương cơ bản thường là định phí trong ngắn hạn, còn phần thưởng theo sản lượng hay lương theo giờ khi gọi thêm ca là biến phí. Hãy tách hai phần này ra khi phân tích.
Chi phí quảng cáo thuộc loại nào?
Tuỳ cách bạn chi. Một khoản ngân sách cố định mỗi tháng thì hành xử như định phí, còn phí trả theo mỗi đơn hàng hay mỗi lượt bấm thì gần với biến phí hơn.
Trong dài hạn chi phí nào cũng là biến phí phải không?
Đúng về nguyên lý, vì trong dài hạn bạn có thể đổi mặt bằng, bán máy, thay đổi quy mô. Nhưng quyết định hằng ngày diễn ra trong ngắn hạn, khi nhiều khoản đã bị khoá bằng hợp đồng.
Có cần phần mềm kế toán quản trị để tách chi phí không?
Không bắt buộc. Một bảng tính liệt kê từng khoản chi và đánh dấu loại, cộng với dữ liệu sản lượng hằng tháng, đủ cho phần lớn cơ sở nhỏ.
Tỷ lệ định phí cao thì tốt hay xấu?
Định phí cao làm lợi nhuận tăng mạnh khi bán vượt điểm hoà vốn, nhưng cũng làm lỗ nặng khi doanh thu giảm. Nó không tốt không xấu, mà quyết định độ nhạy của doanh nghiệp trước biến động.
