Một món bán chạy có thể đang lỗ khi nó ngốn nhiều thời gian bếp, nhiều nhân công, giữ chỗ ngồi lâu hoặc tốn phí giao hàng, những thứ mà giá vốn nguyên liệu không cho thấy. Phân bổ chi phí chung theo đúng cái mà món đó thật sự tiêu tốn sẽ làm chuyện này lộ ra.
Chào bạn, đây là Nhà Phân Tích. Tập trước mình nói về giá vốn trực tiếp. Tập này đi xa hơn một bước, vào vùng mà nhiều chủ quán cảm thấy nhưng không đo: có những món khách gọi rất nhiều, bếp mệt rã rời, mà cuối tháng không thấy tiền đâu.
Chi phí chung là gì và vì sao phải chia nó ra?
Chi phí chung là những khoản không gắn trực tiếp với một món cụ thể: tiền thuê nhà, lương bếp trưởng, lương phục vụ, điện nước, gas, khấu hao bếp. Tất cả món trên thực đơn cùng dùng chung.
Nếu chỉ nhìn giá vốn nguyên liệu, món nào có chênh lệch lớn giữa giá bán và nguyên liệu trông như món lời nhất. Nhưng chênh lệch đó còn phải trả phần chi phí chung, và không phải món nào cũng dùng chung đều như nhau.
Một đĩa cơm rang mất ba phút trên bếp. Một nồi lẩu mất mười lăm phút chuẩn bị, giữ một bàn hai tiếng, tốn gas cả buổi. Nếu chia chi phí chung đều cho mỗi món, bạn đang để món nhanh gánh hộ món chậm.
Mục đích của phân bổ không phải làm cho sổ sách đẹp, mà để thấy món nào đang thật sự nuôi quán.
Chọn tiêu chí phân bổ: theo cái gì món đó thật sự tiêu tốn
Cách phân bổ thô nhất là theo doanh thu: món chiếm bao nhiêu phần doanh thu thì gánh bấy nhiêu phần chi phí chung. Dễ làm, nhưng thường sai, vì món đắt không nhất thiết tốn nhiều công hơn.
Cách tốt hơn là chọn tiêu chí theo từng nhóm chi phí. Lương bếp phân bổ theo thời gian chế biến. Tiền thuê nhà và lương phục vụ phân bổ theo thời gian khách giữ bàn. Gas phân bổ theo thời gian đun nấu. Phí nền tảng giao hàng tính thẳng vào món bán qua ứng dụng.
Người ta gọi cách nghĩ này là tính chi phí theo hoạt động. Nghe to tát, nhưng ở quán nhỏ chỉ cần ước lượng: đứng xem bếp làm vài buổi, ghi mỗi món mất bao lâu.
Không cần chính xác đến từng giây. Chỉ cần đủ để thấy món này tốn gấp ba, gấp năm món kia.
Ví dụ: món lẩu và món cơm rang
Giả sử quán có hai món chính. Cơm rang bán năm mươi nghìn, nguyên liệu mười lăm nghìn. Lẩu bán ba trăm nghìn, nguyên liệu một trăm nghìn. Nhìn chênh lệch nguyên liệu, lẩu lời hai trăm nghìn một nồi, gấp gần sáu lần cơm rang.
Giờ tính thêm. Một bàn lẩu giữ chỗ khoảng hai tiếng, trong khi khách ăn cơm rang ngồi hai mươi phút. Cùng hai tiếng đó, một bàn có thể phục vụ nhiều lượt cơm rang. Nồi lẩu cần phục vụ tiếp nước, thêm rau, dọn nhiều hơn.
Khi chia tiền thuê nhà và lương phục vụ theo thời gian giữ bàn, phần lời của lẩu co lại đáng kể. Vào giờ cao điểm khi quán kín bàn, có thể mỗi bàn lẩu đang chiếm chỗ của nhiều lượt khách khác.
Đây là con số ví dụ. Kết luận ở quán bạn có thể khác. Điều quan trọng là thấy rằng chênh lệch nguyên liệu không phải là lợi nhuận của món.
Khi nào không nên phân bổ chi phí chung?
Phân bổ có một cái bẫy ngược. Nếu bạn phân bổ xong, thấy một món lỗ, rồi bỏ món đó, chi phí chung không biến mất theo. Tiền thuê nhà vẫn vậy. Phần chi phí mà món đó từng gánh giờ dồn sang các món còn lại.
Nên trước khi bỏ món, hãy hỏi: bỏ nó thì khoản chi phí nào thật sự giảm? Nếu không khoản nào giảm, món đó dù lỗ sau phân bổ vẫn đang góp tiền vào chi phí chung, bỏ đi là quán nghèo hơn.
Phân bổ hữu ích nhất khi quán bị giới hạn công suất: bếp quá tải, bàn kín giờ cao điểm. Khi đó, mỗi món đang tranh chỗ với món khác, và biết món nào dùng chỗ hiệu quả hơn là rất quý.
Khi quán còn vắng, bếp còn rảnh, câu hỏi đúng là món nào mang thêm khách, không phải món nào gánh bao nhiêu chi phí chung.
Từ con số tới quyết định thực đơn
Sau khi phân bổ, bạn sẽ có ba nhóm món. Nhóm lời cả trước lẫn sau phân bổ: giữ và đẩy. Nhóm lời trước phân bổ nhưng mỏng sau phân bổ: xem lại giá, quy trình, hoặc giới hạn giờ bán. Nhóm lỗ cả trước phân bổ: cân nhắc bỏ hoặc sửa công thức.
Với nhóm giữa, có nhiều cách không cần tăng giá. Sơ chế trước để rút ngắn thời gian bếp. Chỉ bán món tốn chỗ vào giờ thấp điểm. Đặt mức tối thiểu cho bàn giờ cao điểm.
Đừng đổi thực đơn chỉ dựa vào phân bổ. Hỏi thêm: món này có phải lý do khách tìm tới quán không. Có món không lời nhưng kéo khách tới gọi những món khác.
Con số giúp bạn thấy rõ đánh đổi. Còn quyết định vẫn là của người hiểu khách mình.
Câu hỏi thường gặp
Phân bổ chi phí chung theo doanh thu có sai không?
Không sai hoàn toàn và rất dễ làm, nhưng thường không phản ánh đúng món nào tốn nhiều công hay chỗ hơn. Nếu các món có quy trình và thời gian phục vụ khá giống nhau, phân bổ theo doanh thu vẫn tạm dùng được.
Tính chi phí theo hoạt động có quá phức tạp cho quán nhỏ không?
Nếu làm đầy đủ thì phức tạp, nhưng phiên bản đơn giản với hai ba tiêu chí như thời gian bếp và thời gian giữ bàn là đủ cho quán nhỏ. Mục tiêu là thấy khác biệt lớn, không phải tính chính xác từng đồng.
Món lỗ sau phân bổ có nên bỏ ngay không?
Không nên bỏ ngay. Hãy xem bỏ món đó thì chi phí nào thật sự giảm, và món đó có kéo khách gọi món khác không. Nếu chi phí chung không giảm, bỏ món có thể làm tổng lợi nhuận giảm.
Chi phí giao hàng qua ứng dụng nên tính thế nào?
Phí nền tảng và bao bì giao đi gắn trực tiếp với đơn giao, nên tính thẳng vào món bán qua kênh đó thay vì chia chung. Nhờ vậy bạn thấy cùng một món có lãi khác nhau theo từng kênh.
Bao lâu nên làm lại phân tích phân bổ?
Khi thực đơn, giá thuê, lương hay cách bán thay đổi đáng kể, và ít nhất mỗi năm một lần. Thời gian chế biến và thói quen khách cũng đổi, nên số liệu cũ dễ lệch.
