Phân tích tốt bắt đầu bằng một câu hỏi gắn với một quyết định cụ thể, được viết ra trước khi mở bảng số, kèm theo điều mình đang đoán và điều gì sẽ làm mình đổi ý. Không có câu hỏi, người ta dễ lạc trong số liệu, và thường chỉ tìm thấy những gì mình đã tin từ trước.
Chào bạn, đây là Nhà Phân Tích. Loạt bài cuối này không nói về một loại con số nào, mà về cách nghĩ. Và mình muốn bắt đầu bằng thói quen quan trọng nhất mình từng học: trước khi mở bảng tính, hãy ngồi xuống một chỗ yên và viết ra mình đang muốn biết gì.
Vì sao mở bảng số trước là cái bẫy
Khi có một bảng số lớn trước mặt, người ta thường bắt đầu lọc, sắp xếp, vẽ biểu đồ, xem có gì thú vị. Việc đó cho cảm giác đang làm việc, nhưng thường kết thúc bằng một đống biểu đồ mà không trả lời câu hỏi nào.
Tệ hơn, khi không có câu hỏi rõ ràng, mắt ta tự tìm những gì khớp với niềm tin sẵn có. Tin rằng nhân viên mới làm kém, ta sẽ để ý con số nào cho thấy điều đó, và lướt qua con số ngược lại. Người ta gọi đó là thiên kiến xác nhận.
Như tập về tương quan đã nói, lục đủ lâu trong số liệu thì sẽ tìm thấy mối liên hệ nào đó, chỉ do trùng hợp.
Câu hỏi viết trước là cái neo. Nó giữ bạn không trôi theo những gì bảng số tình cờ cho thấy.
Câu hỏi tốt gắn với một quyết định
Một câu hỏi tốt không phải là doanh số tháng này thế nào. Đó là một chủ đề, không phải câu hỏi. Câu hỏi tốt trông như: có nên gia hạn hợp đồng với nhà cung cấp này không. Có nên mở thêm ca tối không. Có nên tiếp tục chạy quảng cáo này không.
Khi câu hỏi gắn với quyết định, bạn biết ngay số liệu nào cần và số liệu nào không. Muốn biết có nên mở ca tối, bạn cần số khách theo giờ tối, chi phí thêm cho ca đó, và không cần phân tích cơ cấu khách theo tuổi.
Nếu không nghĩ ra quyết định nào sẽ thay đổi dựa vào kết quả, có lẽ việc phân tích đó chưa cần làm lúc này.
Có những phân tích để hiểu chung, không gắn với quyết định ngay. Chúng có giá trị, nhưng nên làm có giới hạn thời gian, để không nuốt hết công sức.
Viết ra điều mình đang đoán
Sau câu hỏi, viết ra câu trả lời mà mình đang đoán. Ví dụ: mình đoán ca tối sẽ có khoảng ba mươi khách, đủ để hoà vốn ca đó.
Điều này nghe ngược đời, vì phân tích là để tìm câu trả lời. Nhưng viết ra giả thuyết trước có hai lợi ích.
Thứ nhất, nó cho thấy bạn cần kiểm cái gì. Giả thuyết ba mươi khách cần kiểm bằng đếm khách giờ tối. Giả thuyết đủ hoà vốn cần kiểm bằng chi phí ca.
Thứ hai, và quan trọng hơn, nó giúp bạn trung thực với chính mình. Khi kết quả ra, bạn so với điều đã viết. Nếu khác, bạn học được điều mới. Nếu không viết trước, bạn sẽ dễ tự nhủ rằng mình biết từ đầu rồi.
Điều gì sẽ làm mình đổi ý?
Câu hỏi thứ ba trước khi mở bảng số: kết quả thế nào thì mình sẽ quyết định khác đi. Nếu số khách giờ tối dưới hai mươi, mình không mở ca. Nếu trên ba mươi lăm, mình mở. Ở giữa, mình thử một tháng.
Đặt ngưỡng trước khi nhìn số giúp bạn không dời cột gôn. Không có ngưỡng trước, khi số ra hai mươi hai, người muốn mở ca sẽ nói vậy là đủ, người không muốn sẽ nói vậy là ít. Cả hai đều đang diễn giải theo điều mình muốn.
Ngưỡng không cần hoàn hảo, nó có thể dựa trên phép tính hoà vốn thô. Quan trọng là nó có trước.
Nếu bạn không nghĩ ra kết quả nào sẽ làm mình đổi ý, thì bạn đã quyết rồi, và việc phân tích chỉ là tìm lý do.
Một trang giấy trước mỗi phân tích
Mình hay dùng một trang giấy có bốn dòng. Dòng một: quyết định cần đưa ra. Dòng hai: câu hỏi cần trả lời. Dòng ba: điều mình đang đoán. Dòng bốn: kết quả nào sẽ làm mình quyết khác.
Thêm một dòng năm: cần những số liệu gì, lấy ở đâu. Viết xong năm dòng mới mở bảng tính.
Trang giấy này cũng là thứ tốt nhất để đưa cho người khác khi nhờ họ phân tích giúp. Nó tiết kiệm cho cả hai bên rất nhiều thời gian đi sai hướng.
Khi phân tích xong, quay lại trang giấy, viết thêm dòng sáu: kết quả là gì, và mình đã quyết gì.
Câu hỏi có thể đổi trong lúc làm
Có khi trong lúc xem số liệu, bạn phát hiện câu hỏi ban đầu chưa đúng. Muốn biết có nên mở ca tối, nhưng hoá ra khách buổi tối muốn giao hàng hơn là ngồi tại chỗ.
Đổi câu hỏi là bình thường và tốt. Điều quan trọng là đổi một cách có ý thức: gạch câu cũ, viết câu mới, viết lại giả thuyết và ngưỡng, rồi mới tiếp tục.
Điều cần tránh là trôi dần từ câu hỏi này sang câu hỏi khác mà không nhận ra, cuối cùng trả lời một câu hỏi không ai đặt ra.
Người ngồi ghế đá ven hồ nhìn mặt nước một lúc trước khi mở sổ. Không phải vì lười, mà vì biết mình sắp tìm cái gì.
Câu hỏi thường gặp
Phân tích không có câu hỏi trước có bao giờ hữu ích?
Có, khi bạn khám phá một nguồn số liệu mới để hiểu nó có gì. Nhưng nên làm có giới hạn thời gian và coi những gì tìm thấy là giả thuyết cần kiểm tra lại, không phải kết luận.
Thiên kiến xác nhận là gì?
Là xu hướng chú ý và tin vào thông tin khớp với niềm tin sẵn có, đồng thời lướt qua thông tin trái ngược. Viết giả thuyết và ngưỡng đổi ý trước khi nhìn số là một cách giảm nó.
Làm sao đặt ngưỡng quyết định khi chưa có số liệu?
Dùng những phép tính thô như điểm hoà vốn, chi phí thêm, hay mức tối thiểu để việc đó đáng làm. Ngưỡng không cần chính xác, chỉ cần có trước khi xem kết quả.
Nhờ người khác phân tích thì nên đưa gì?
Đưa quyết định cần ra, câu hỏi cụ thể, điều bạn đang đoán, và thời hạn. Người phân tích sẽ biết cần số liệu gì và tránh làm những biểu đồ không ai dùng.
Phân tích xong mà kết quả không rõ ràng thì sao?
Đó cũng là kết quả. Có thể số liệu chưa đủ, hoặc khác biệt thật sự nhỏ. Khi đó quyết định dựa trên yếu tố khác, hoặc thiết kế một thử nghiệm nhỏ để có thêm thông tin.
