Một sổ dữ liệu gọn cho cửa hàng nhỏ chỉ cần vài bảng tách bạch: bảng giao dịch với mỗi dòng một đơn, bảng sản phẩm, bảng khách, bảng chi phí và một cuốn nhật ký sự kiện. Mỗi cột chỉ chứa một loại thông tin, ghi đều mỗi ngày. Và luôn giữ dữ liệu thô tách khỏi phần tổng hợp, để lúc nào cũng làm lại được.
Chào bạn, đây là Nhà Phân Tích. Suốt loạt bài, mình nói nhiều về phân tích. Nhưng mọi phân tích đều đứng trên dữ liệu, và dữ liệu ở cửa hàng nhỏ thường nằm rải rác trong sổ tay, tin nhắn, phần mềm bán hàng, trí nhớ của chủ. Tập này là cách gom lại cho gọn mà không cần phần mềm đắt tiền. Mình sẽ không đọc công thức, chỉ nói cách sắp xếp.
Nguyên tắc một: mỗi dòng một sự kiện, mỗi cột một thông tin
Lỗi phổ biến nhất khi tự làm bảng tính là trộn nhiều thứ vào một ô. Một ô ghi hai ly trà sữa và một bánh, khách quen, chuyển khoản. Nhìn thì đủ, nhưng không cộng, không lọc, không đếm được.
Quy tắc đơn giản: mỗi dòng là một sự kiện, như một món trong một đơn. Mỗi cột là một loại thông tin: ngày, giờ, mã đơn, món, số lượng, đơn giá, khách, cách thanh toán, kênh bán.
Nghe có vẻ nhiều dòng hơn, nhưng bảng như vậy trả lời được gần như mọi câu hỏi trong loạt bài này: món bán chạy, khung giờ đông, khách quay lại, kênh nào mang đơn.
Đừng gộp ô, đừng tô màu làm dữ liệu, đừng để dòng trống giữa bảng. Những thứ đó làm đẹp mắt nhưng làm khó mọi phép tính.
Nguyên tắc hai: vài bảng tách bạch thay vì một bảng khổng lồ
Thông tin về sản phẩm như tên, giá vốn, nhóm hàng không cần lặp lại ở mỗi dòng giao dịch. Để nó ở một bảng sản phẩm riêng, mỗi món một dòng, có một mã món. Bảng giao dịch chỉ cần ghi mã món.
Tương tự với khách: một bảng khách, mỗi khách một dòng, có mã khách là số điện thoại đã chuẩn hoá như tập về làm sạch dữ liệu đã nói.
Thêm một bảng chi phí: ngày, khoản chi, loại chi phí, số tiền, định phí hay biến phí. Và một nhật ký sự kiện: ngày, chuyện gì xảy ra.
Khi cần, bảng tính cho phép tra từ bảng này sang bảng kia bằng mã. Sửa giá vốn một món chỉ cần sửa một ô trong bảng sản phẩm, mọi phép tính tự cập nhật.
Nguyên tắc ba: tách dữ liệu thô khỏi tổng hợp
Dữ liệu thô là những bảng ghi hằng ngày, không bao giờ chỉnh tay để cho khớp. Phần tổng hợp là những bảng và biểu đồ tính từ dữ liệu thô: doanh số theo tháng, lãi theo món, khách theo nhóm.
Để chúng ở những trang riêng. Không bao giờ gõ đè một con số tổng hợp bằng tay. Nếu thấy sai, sửa ở dữ liệu thô rồi để tổng hợp tự tính lại.
Nhờ vậy, bất cứ lúc nào bạn cũng có thể làm lại toàn bộ phân tích từ đầu, hoặc thêm một góc nhìn mới mà không phải nhập lại gì.
Và sao lưu dữ liệu thô đều đặn. Mất bảng tổng hợp thì làm lại được trong một buổi, mất dữ liệu thô là mất luôn lịch sử.
Ghi đều quan trọng hơn ghi nhiều
Một sổ dữ liệu chỉ có giá trị khi được ghi đều. Ghi đầy đủ tuần đầu rồi bỏ dở tuần sau là tệ hơn ghi ít mà đều, vì dữ liệu lỗ chỗ làm mọi so sánh sai.
Bắt đầu với những gì chắc chắn ghi được mỗi ngày. Nếu phần mềm bán hàng đã ghi giao dịch, chỉ cần xuất ra cuối tuần. Nếu ghi tay, chọn ít cột nhất đủ dùng.
Phân công rõ ai ghi gì, khi nào. Cuối mỗi ngày năm phút, hoặc cuối mỗi tuần mười lăm phút, là nhịp mà cửa hàng nhỏ duy trì được.
Thêm cột mới khi thật sự cần một câu hỏi mới, không thêm vì biết đâu sau này dùng.
Từ sổ dữ liệu tới bảng theo dõi mỗi tuần
Khi đã có dữ liệu thô gọn, làm một trang tổng hợp nhỏ xem mỗi tuần. Vài con số chính kèm mốc so sánh: doanh số so cùng kỳ, lãi gộp, số khách mới và khách quay lại, món hết hàng.
Giữ trang này ngắn, vừa một màn hình. Nhiều hơn thì không ai đọc.
Mỗi con số trên trang nên dẫn được về dữ liệu thô phía sau. Khi thấy một con số lạ, bạn lần ngược về từng dòng để hiểu vì sao.
Trang tổng hợp là thứ bạn nhìn mỗi tuần, dữ liệu thô là thứ bạn đào khi có câu hỏi. Hai tầng này đủ cho phần lớn cửa hàng nhỏ.
Khi nào cần tới phần mềm lớn hơn?
Bảng tính phục vụ tốt cho tới khi số giao dịch quá nhiều để mở nhanh, nhiều người cần ghi cùng lúc, hoặc dữ liệu đến từ nhiều cửa hàng. Lúc đó phần mềm quản lý bán hàng hay cơ sở dữ liệu chuyên dụng đáng cân nhắc.
Nhưng nguyên tắc vẫn giữ nguyên: mỗi dòng một sự kiện, bảng tách bạch, dữ liệu thô tách tổng hợp. Người đã quen làm gọn trên bảng tính chuyển sang phần mềm dễ hơn nhiều.
Khi chọn phần mềm, hỏi một câu quan trọng: mình có xuất được dữ liệu thô ra không. Phần mềm giữ dữ liệu của bạn mà không cho xuất ra là giữ luôn khả năng phân tích của bạn.
Cô chủ tiệm trà bắt đầu với một bảng tính vài cột. Một năm sau, cô trả lời được những câu mà trước đây chỉ đoán.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng mới mở nên ghi dữ liệu gì trước tiên?
Ghi giao dịch với ngày, món, số lượng, giá, cách thanh toán, và chi phí hằng ngày. Khi đã ổn, thêm mã khách và kênh bán. Bắt đầu ít mà đều.
Phần mềm bán hàng có thay được bảng tính không?
Phần mềm ghi giao dịch nhanh và chính xác hơn, nhưng nhiều khi báo cáo có sẵn không trả lời đúng câu hỏi của bạn. Xuất dữ liệu thô ra bảng tính để phân tích thêm là cách kết hợp tốt.
Có nên dùng bảng tính trực tuyến để nhiều người cùng ghi?
Tiện cho nhiều người cùng làm, nhưng cần phân quyền rõ ai được sửa bảng nào và sao lưu đều. Dữ liệu khách hàng cũng cần được bảo vệ như tập về quyền riêng tư đã nói.
Dữ liệu thô bị sai thì sửa thế nào?
Sửa trực tiếp ở dòng dữ liệu thô và ghi chú lý do sửa nếu là thay đổi lớn. Không sửa ở bảng tổng hợp, vì lần tính lại sau sẽ đè mất.
Bao lâu nên sao lưu sổ dữ liệu?
Ít nhất mỗi tuần, và giữ nhiều bản ở những nơi khác nhau. Với dữ liệu ghi mỗi ngày, sao lưu tự động hằng ngày là tốt nhất.
