Chia doanh số theo khung giờ và ngày trong tuần cho bạn thấy lúc nào quán quá tải, lúc nào bỏ trống. Từ đó bạn xếp ca, chuẩn bị nguyên liệu, và chọn giờ khuyến mãi hợp lý hơn. Đọc thêm số đơn và thời gian phục vụ mỗi khung, bạn còn biết khung nào đang mất khách vì phải chờ lâu.
Chào bạn, đây là Nhà Phân Tích. Chủ quán phở nào cũng biết sáng sớm đông. Nhưng đông từ mấy giờ tới mấy giờ, đông tới mức khách bỏ đi hay chưa, và thứ Hai có khác Chủ nhật không, thì thường chỉ đoán. Tập này là cách biến cái cảm giác đông vắng thành một tấm bản đồ.
Lấy số liệu theo giờ từ đâu?
Nếu bạn dùng máy tính tiền hay phần mềm bán hàng, mỗi đơn đã có sẵn giờ phút. Chỉ cần xuất danh sách đơn một vài tháng ra bảng tính.
Nếu bạn còn ghi tay, hãy thử trong hai tuần: cứ mỗi nửa tiếng, đếm số đơn và ghi vào một tờ giấy dán cạnh quầy. Hai tuần là đủ để thấy hình dạng.
Đơn vị nên dùng là khung nửa tiếng hoặc một tiếng. Chia nhỏ hơn thì số liệu mỗi ô quá ít, nhiễu. Chia lớn hơn thì mất chi tiết của đỉnh.
Ghi thêm số đơn giao qua ứng dụng riêng với đơn tại chỗ. Hai loại này thường có giờ cao điểm khác nhau và dùng nhân lực khác nhau.
Vẽ bản đồ nhiệt bằng bảng tính
Đặt các ngày trong tuần theo hàng ngang, các khung giờ theo cột dọc. Mỗi ô là số đơn bình quân của khung giờ đó trong ngày đó, tính qua nhiều tuần.
Rồi tô màu: ô càng nhiều đơn càng đậm. Hầu hết bảng tính có sẵn chức năng tô màu theo giá trị. Nhìn vào là thấy ngay những mảng đậm và những mảng nhạt.
Quán phở thường có một mảng đậm từ sáu đến tám giờ sáng các ngày thường, và một mảng đậm lan muộn hơn vào cuối tuần khi người ta ngủ dậy trễ. Quán cà phê gần văn phòng lại đậm lúc tám giờ và đầu giờ chiều.
Bản đồ này là thứ bạn có thể in ra, dán vào bếp. Nhân viên nhìn là hiểu, không cần giải thích số.
Khung giờ nào đang mất khách vì quá tải?
Bản đồ nhiệt chỉ cho biết số đơn đã bán, không cho biết số khách đã bỏ đi. Một khung giờ đậm có thể còn đậm hơn nếu quán phục vụ kịp.
Dấu hiệu quá tải thứ nhất là số đơn chạm trần. Nếu nhiều tuần liền khung sáu giờ rưỡi đến bảy giờ đều có đúng khoảng cùng một số đơn, không bao giờ vượt, có thể đó là giới hạn công suất bếp, không phải giới hạn khách.
Dấu hiệu thứ hai là thời gian phục vụ. Nếu phần mềm ghi giờ gọi món và giờ ra món, hãy tính trung bình theo khung. Khung nào thời gian chờ tăng vọt là khung đang quá tải.
Dấu hiệu thứ ba đến từ quan sát: đứng ngoài đếm số người nhìn vào rồi đi tiếp trong một khung cao điểm. Không chính xác, nhưng cho bạn cảm giác về doanh thu đang bị bỏ lỡ.
Dùng bản đồ để xếp ca và chuẩn bị hàng
Xếp ca theo bản đồ nhiệt thay vì theo thói quen. Thêm một người đúng khung đậm có khi tốt hơn thêm một người cả ngày. Khung nhạt có thể bớt người để làm việc chuẩn bị.
Chuẩn bị nguyên liệu cũng vậy. Biết trước khung đậm, bếp sơ chế sẵn trước đó nửa tiếng. Cuối khung nhạt, giảm lượng nấu sẵn để bớt hàng bỏ cuối ngày.
Nếu quán đang chạm trần ở khung đậm, đầu tư vào tốc độ phục vụ đúng khung đó thường đáng hơn đầu tư quảng cáo. Khách đã có sẵn, chỉ là quán chưa đón kịp.
Và khi thay đổi cách xếp ca, hãy vẽ lại bản đồ sau một tháng để xem trần có được nâng lên không.
Ngày trong tuần kể chuyện gì về khách của bạn?
Nhìn theo hàng ngang của bản đồ, từng ngày trong tuần cho biết khách của bạn là ai. Quán đông ngày thường, vắng cuối tuần là quán của người đi làm. Quán đông cuối tuần là quán của gia đình và người đi chơi.
Điều này ảnh hưởng tới thực đơn. Ngày thường khách cần nhanh, gọn, giá quen. Cuối tuần khách có thời gian, sẵn lòng gọi thêm món, ngồi lâu hơn.
Nó cũng ảnh hưởng tới cách bạn đọc một tuần tệ. Một tuần có ngày nghỉ lễ giữa tuần có thể làm quán văn phòng vắng hẳn, trong khi quán khu dân cư lại đông.
Khi so tuần này với tuần trước, hãy nhìn từng ngày chứ đừng chỉ nhìn tổng. Có khi tổng giảm chỉ vì một ngày trời mưa to, sáu ngày còn lại vẫn như cũ.
Khung thấp điểm: lấp hay để yên?
Phản xạ đầu tiên với khung vắng là khuyến mãi để lấp. Đôi khi đúng, nhưng hãy hỏi trước: khuyến mãi khung vắng có kéo khách mới, hay chỉ dời khách từ khung đông sang khung vắng với giá thấp hơn.
Nếu khách chỉ dời giờ, tổng khách không đổi mà lãi giảm. Điều này chỉ có lợi nếu khung đông đang quá tải và bạn muốn san tải.
Có khi khung vắng nên để yên và dùng cho việc khác: dọn dẹp, sơ chế, đào tạo nhân viên, nhận đơn đặt trước. Hoặc thậm chí đóng cửa khung đó nếu chi phí mở cửa lớn hơn doanh thu.
Tấm bản đồ không bảo bạn làm gì, nhưng nó giúp bạn thôi hỏi quán có đông không, và bắt đầu hỏi đông lúc nào, vì sao, và đã đón hết chưa.
Câu hỏi thường gặp
Cần bao nhiêu tuần số liệu để vẽ bản đồ nhiệt đáng tin?
Thường từ bốn đến tám tuần là đủ để thấy hình dạng chính, miễn là không có dịp lễ bất thường chen vào. Nhiều tuần hơn giúp mịn hơn nhưng có thể trộn các mùa khác nhau.
Nên xem doanh thu hay số đơn theo khung giờ?
Số đơn cho biết áp lực lên bếp và nhân viên, doanh thu cho biết giá trị. Nên xem cả hai, vì có khung ít đơn nhưng đơn lớn, như khách đặt tiệc, cần cách chuẩn bị khác.
Đơn giao qua ứng dụng có nên tách riêng không?
Nên tách, vì giờ cao điểm của đơn giao thường khác đơn tại chỗ, và chúng dùng nhân lực đóng gói, giao nhận khác. Gộp chung làm mờ áp lực thật ở từng khâu.
Làm sao biết khung giờ đông có đang mất khách?
Xem số đơn có chạm trần nhiều tuần liền không, thời gian chờ có tăng vọt không, và quan sát số người nhìn vào rồi bỏ đi. Kết hợp ba dấu hiệu sẽ cho câu trả lời khá rõ.
Bản đồ nhiệt có giúp gì cho việc chọn giờ mở cửa?
Có. Nếu khung đầu hoặc cuối ngày liên tục rất ít đơn, so với chi phí điện, nhân công của khung đó, bạn có cơ sở để thử dời giờ mở hoặc đóng cửa, rồi theo dõi tác động.
