Một báo cáo phân tích tốt cho người ra quyết định nên vừa một trang: câu đầu tiên là kết luận và đề xuất, tiếp theo là ba lý do chính có số liệu kèm mốc so sánh, rồi những điều còn chưa chắc và rủi ro, cuối cùng là việc cần quyết và hạn chót. Mọi chi tiết khác để ở phần phụ lục.
Chào bạn, đây là Nhà Phân Tích. Tập cuối của loạt bài, mình muốn nói về bước mà nhiều người phân tích giỏi lại làm dở: đưa kết quả tới người cần dùng nó. Bạn có thể làm phép tính hay nhất thế giới, nhưng nếu người ra quyết định không đọc hết trang đầu, công sức đó gần như không tồn tại.
Vì sao phải vừa một trang?
Người ra quyết định, dù là chủ cửa hàng, giám đốc hay ngân hàng, thường có rất ít thời gian và rất nhiều việc. Họ đọc câu đầu, lướt vài dòng, rồi quyết có đọc tiếp không.
Một báo cáo mười trang với kết luận ở trang chín là bắt họ làm việc của người phân tích. Phần lớn sẽ không làm, và quyết định dựa trên cảm giác từ trang một.
Giới hạn một trang cũng buộc người viết phải chọn. Chọn điều gì quan trọng nhất là phần khó nhất và giá trị nhất của phân tích.
Không phải mọi thứ đều nhét vừa một trang. Nhưng phần người quyết định cần đọc thì nên vừa, phần còn lại để phụ lục cho ai muốn kiểm.
Kết luận lên đầu, không để cuối
Ở trường, ta học viết mở bài, thân bài, kết luận. Trong báo cáo cho người ra quyết định, hãy đảo lại: kết luận trước.
Câu đầu tiên trả lời thẳng câu hỏi đã đặt ra và nói đề xuất. Ví dụ: đề xuất mở ca tối thử trong hai tháng, vì số khách giờ tối đủ vượt điểm hoà vốn ca với khoảng an toàn vừa phải.
Người đọc chỉ đọc câu này thôi cũng biết cần quyết gì. Nếu họ đồng ý ngay, không cần đọc tiếp. Nếu họ nghi ngờ, phần sau là để thuyết phục.
Đây cũng là cách mình mở mỗi tập podcast này: câu đầu trả lời thẳng, rồi mới chào và kể.
Ba lý do, mỗi lý do một con số kèm mốc
Sau kết luận, đưa ba lý do chính. Không phải mười. Ba là số người ta nhớ được và cân nhắc được cùng lúc.
Mỗi lý do có một con số, và như tập về mốc so sánh đã nói, con số phải kèm mốc. Không viết ca tối trung bình ba mươi khách, mà viết ca tối trung bình ba mươi khách, cao hơn mức hoà vốn ca là hai mươi hai khách.
Chọn lý do mạnh nhất, không phải lý do mình tốn công nhất. Có khi phép tính khó nhất lại là lý do phụ, và một con số đơn giản đếm tay lại là lý do chính.
Nếu có một biểu đồ, chỉ một, chọn biểu đồ nói rõ nhất lý do chính, với tiêu đề là câu kết luận.
Nói rõ điều chưa chắc chắn
Báo cáo trung thực luôn có một đoạn ngắn về những gì chưa chắc. Số liệu chỉ có sáu tuần. Chưa tính tới mùa mưa. Giả định chi phí điện ca tối dựa trên ước lượng.
Nhiều người sợ viết đoạn này vì nghĩ làm báo cáo yếu đi. Thật ra ngược lại. Người ra quyết định có kinh nghiệm tin báo cáo biết giới hạn của nó hơn báo cáo tỏ ra chắc chắn tuyệt đối.
Đoạn này cũng bảo vệ bạn. Nếu kết quả thực tế khác, mọi người đã biết trước rủi ro nằm ở đâu.
Tốt nhất là kèm cách giảm rủi ro: thử hai tháng rồi đánh giá lại, đặt mốc dừng nếu số khách dưới mức nào đó.
Việc cần quyết và hạn chót
Kết thúc bằng một đoạn rất cụ thể: cần quyết gì, ai quyết, trước khi nào. Ví dụ: cần chủ tiệm đồng ý trước thứ Sáu để kịp tuyển thêm một người cho ca tối từ đầu tháng.
Nếu có nhiều phương án, liệt kê ngắn gọn hai ba phương án cùng hệ quả chính của mỗi cái, và nói rõ phương án bạn đề xuất.
Thiếu đoạn này, báo cáo thường kết thúc bằng một cái gật đầu rồi không ai làm gì.
Và sau khi quyết, ghi lại quyết định vào chính báo cáo. Vài tháng sau nhìn lại, bạn biết mình đã quyết gì, dựa trên cái gì, và kết quả ra sao.
Phụ lục và lời cuối cho cả loạt bài
Mọi chi tiết khác, bảng số đầy đủ, cách tính, nguồn số liệu, các biểu đồ phụ, để ở phụ lục. Ai muốn kiểm thì có, ai không cần thì không phải đọc.
Viết xong, đưa cho một người không tham gia phân tích đọc trong hai phút rồi hỏi họ: báo cáo đề xuất gì, vì sao. Nếu họ trả lời đúng, báo cáo đã làm được việc.
Suốt sáu mươi tập, mình đi từ bảng lãi lỗ tới biểu đồ, từ khảo sát tới dữ liệu khách hàng. Nhưng điều mình mong bạn mang theo nhất không phải một công thức nào, mà là mấy câu hỏi: so với cái gì, cái gì không có ở đây, ai đã biến mất khỏi bảng, và mình đang muốn quyết chuyện gì.
Cảm ơn bạn đã nghe Nhà Phân Tích. Lần tới cầm một con số trên tay, mong là bạn sẽ hỏi lại nó một câu trước khi tin.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo một trang có quá sơ sài không?
Không, nếu phần chính cô đọng và phần phụ lục đầy đủ. Một trang là phần người quyết định cần đọc, còn chi tiết vẫn có cho ai muốn kiểm tra.
Có nên đưa nhiều biểu đồ vào báo cáo?
Phần chính nên có tối đa một biểu đồ nói rõ lý do quan trọng nhất. Các biểu đồ khác để ở phụ lục. Nhiều biểu đồ ở trang đầu làm người đọc mất trọng tâm.
Nếu kết luận không chắc chắn thì viết thế nào?
Vẫn đưa kết luận tốt nhất có thể ở câu đầu, kèm mức độ chắc chắn, và đề xuất một bước nhỏ có thể quay lại được, như thử nghiệm có thời hạn. Nói rõ cần thêm thông tin gì để chắc hơn.
Báo cáo cho ngân hàng có khác báo cáo nội bộ không?
Nguyên tắc giống nhau: kết luận trước, số liệu kèm mốc, nói rõ rủi ro. Báo cáo cho ngân hàng cần chú trọng thêm dòng tiền, khả năng trả nợ và nguồn số liệu rõ ràng.
Làm sao biết báo cáo đã dễ hiểu chưa?
Đưa cho một người không tham gia đọc trong vài phút rồi hỏi họ tóm tắt lại. Nếu họ nói đúng đề xuất và lý do chính, báo cáo đã đạt.
